Hoe Behaal je een SNA-certificering?
Het behalen van een SNA-certificering is een belangrijke stap voor bedrijven die werkzaam zijn in de uitzend- en detacheringssector. Het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid (SNA) bewijst dat een bedrijf voldoet aan strenge eisen op het gebied van naleving van wet- en regelgeving, waardoor opdrachtgevers met vertrouwen kunnen samenwerken. Maar hoe behaal je deze certificering? In dit blog leggen we stap voor stap uit wat ervoor nodig is.
Stap 1: Begrijp de vereisten van de SNA-certificering
De SNA-certificering is gebaseerd op de NEN 4400-norm. Voordat je met het certificeringstraject begint, is het belangrijk om een goed begrip te hebben van wat er van je bedrijf wordt verwacht. De belangrijkste vereisten zijn:
- Correcte afdracht van loonheffingen, sociale premies en btw.
- Een sluitende loon- en personeelsadministratie.
- Naleving van arbeidsvoorwaarden en cao’s.
- Geldige werkvergunningen voor werknemers die deze nodig hebben.
- Het voorkomen van risico’s op illegale arbeid en fraude.
Het volledige overzicht van de eisen kun je vinden in de NEN 4400-1 (voor Nederlandse bedrijven) of NEN 4400-2 (voor buitenlandse bedrijven).
Stap 2: Zorg voor een goede administratie
Een sluitende en overzichtelijke administratie is essentieel voor het behalen van de SNA-certificering. Je moet kunnen aantonen dat je voldoet aan alle fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen. Dit omvat:
- Tijdige en correcte aangifte van loonheffingen.
- Duidelijke registratie van werknemers, inclusief identiteitsbewijzen en werkvergunningen.
- Nauwkeurige verloning volgens de geldende cao’s.
Een gespecialiseerde accountant of een administratiekantoor dat bekend is met de eisen van de NEN 4400-norm kan hierbij helpen.
Stap 3: Kies een geaccrediteerde certificerende instelling
Om een SNA-certificering te behalen, moet je bedrijf worden gecontroleerd door een onafhankelijke, geaccrediteerde certificerende instelling. Enkele voorbeelden van dergelijke instellingen zijn:
- Stichting Normering Arbeid zelf.
- CIRO (Certificatie Instituut voor Regelgeving en Onderhoud).
- Bureau Cicero.
Kies een instelling die past bij jouw bedrijfsomvang en sector.
Stap 4: De initiële audit
Tijdens de audit wordt je bedrijf gecontroleerd op naleving van de NEN 4400-norm. De auditor bekijkt onder andere:
- Je loonadministratie.
- Het naleven van fiscale verplichtingen.
- De juistheid van arbeidsovereenkomsten en werkvergunningen.
Het is belangrijk om open en transparant te zijn tijdens deze controle en alle benodigde documenten beschikbaar te hebben.
Stap 5: Aanpassingen doorvoeren
Als tijdens de audit blijkt dat je bedrijf niet aan alle eisen voldoet, krijg je de mogelijkheid om verbeteringen door te voeren. Dit kan bijvoorbeeld het aanscherpen van je administratie of het corrigeren van fouten in de loonheffingen zijn. Je ontvangt een rapport met aanbevelingen, waarna je een herkansing kunt aanvragen.
Stap 6: Certificering behalen
Wanneer je bedrijf succesvol door de audit komt, ontvang je het SNA-keurmerk. Dit keurmerk wordt geregistreerd in het openbare register van de Stichting Normering Arbeid, waardoor opdrachtgevers kunnen controleren dat je gecertificeerd bent.
Stap 7: Periodieke controles
Het behalen van de SNA-certificering is geen eenmalige gebeurtenis. Om het keurmerk te behouden, moet je bedrijf periodiek worden gecontroleerd. Meestal vinden deze controles halfjaarlijks plaats. Dit garandeert dat je bedrijf blijft voldoen aan de eisen en betrouwbaar blijft voor opdrachtgevers.
Waarom de SNA-certificering belangrijk is
Het SNA-keurmerk biedt meerdere voordelen:
- Minimalisering van risico’s: Opdrachtgevers lopen minder risico op ketenaansprakelijkheid en boetes.
- Verbeterde reputatie: Het keurmerk toont aan dat je bedrijf betrouwbaar en compliant is.
- Concurrentievoordeel: Gecertificeerde bedrijven worden vaak de voorkeur gegeven boven niet-gecertificeerde concurrenten.
Conclusie
Het behalen van de SNA-certificering vereist voorbereiding, toewijding en een goed georganiseerde bedrijfsvoering. Door te voldoen aan de strenge eisen van de NEN 4400-norm en periodieke controles te ondergaan, toon je aan dat jouw bedrijf een betrouwbare partner is voor opdrachtgevers. Heb je hulp nodig bij het proces? Schakel een expert in die ervaring heeft met de NEN 4400-norm en SNA-certificeringen. Zo ben je verzekerd van een succesvol traject.
